貸会議室で面接をする場合のメリットと注意するべきこととは?

貸会議室で面接をする場合のメリットと注意するべきこととは?



貸会議室はいろいろな目的で利用されていますが、企業の採用面接をする場合に利用されている場合もあります。そんな場合には、どういったメリットがあるのでしょうか。また注意するべき点を知っておかないと失敗してしまいます。





 

 面接する規模によって自由に
会場を選ぶことができる





新規採用の面接場所として貸会議室を利用する一番のメリットは、面接する規模に応じて部屋を選べることになります。新規採用のシーズンになると1日に数十人から数百人規模の人数を面接する場合もあります。予定時間よりも早く到着する人も少なくありませんから、別途待合い室・控え室の準備も必要です。


集団面接をする場合は広い部屋も必要です。自社で、そういったスペースがない場合は困ります。貸会議室の場合は、少人数から大人数まで対応できる部屋がありますので、面接規模に応じて部屋を選べます。





 

 面接スタイルによってレイアウトを変更できる




新規採用面接を貸会議室にすることで、面接会場とは別に待合い室の部屋も隣接して用意できます。こうしておけば、待合い室から面接会場までの移動がスムーズにできます。部屋のレイアウトも自由にできますし、個別面談ブースを希望する場合は部屋を仕切るなどのアレンジも可能です。


採用面接と筆記試験を同時にしたい場合も、臨機応変にスペースの利用ができます。採用面接は頻繁に実施することがありませんから、自社に専用スペースを作っておくのは勿体ないですね。





 

 貸会議室を面接会場として利用するときに注意しておきたいポイント

 



自社と面接会場がことなりますので、面接する予定の人達に「自社とは別の会場での面接であること」や「面接会場までのアクセス」などを説明しておくことが大切です。


新規採用のシーズンが集中していますから、解禁になる前、早い時期に計画を立てて貸会議室の予約をするようにしましょう。直近になればなるほど、希望の部屋の確保ができなくなったり、高額な部屋しか残っていなかったりします。採用計画が決まったら、すぐに予約することをおすすめします。





 

 貸会議室を利用して面接する
ことが多くなってきた背景

 



最近の会社・企業では社内に会議室を持たないことが増えてきていますが、その理由は経営を安定化するために維持費・ランニングコストを削減する風潮にあるのと関係しています。企業や会社が同じ場所でずっと維持するには、その維持費はとても高額になってきます。


特に会議室は頻繁に利用するスペースではありません。最近は社内でもビジネスチャットを利用することも増えていますから、集まって会議をするシーンも少なくなってきました。日常的に使っていないスペースにお金をかけて維持することは、とても無駄な行為となっています。


こういった背景から企業や会社で会議室を持たない状況が生まれてきました。そして貸会議室を必要なときにだけレンタルすることが普通になっています。自社で会議室を持って維持費を負担するよりも、メンテナンス費用もかからず経費を抑えることができますから、貸会議室を利用することが普通になってきたのです。





 

 面接を想定した貸会議室の場合は
設備も充実している

 



自社の中で面接会場を設ける場合は、会議室の広さが狭いこともあります。面接に必要になる備品が不足している場合もあるでしょう。面接会場として十分に対応できないこともあります。こういったときに、外部の貸会議室を借りたり、必要な備品をレンタル会社から借りるとか、購入する必要があります。


場所の確保から、備品の調達までしなければなりません。貸会議室を利用すれば、ワンストップで貸会議室の業者を窓口にすればいいのです。貸会議室を借りることは単純に空間を提供してもらえるだけではありません。


利用者の利用目的や用途に対して柔軟に対応できる設備や備品を用意しています。面接室をひとつの空間を複数セッティングするたまに三つ折りのパーテーションが便利です。このような備品もレンタル業者をまわって準備することもありません。面接のために準備する手間が大幅に削減されます。


貸会議室は必要なときに利用できる便利さがあります。会議室を持たない企業や会社が増えたので、面接が必要になったときだけ貸会議室を予約すれば良いのです。費用に無駄がありません。設備も整っていますから、突然採用したい人数がたくさん欲しい場合でも、すぐに面接会場として利用できます。


面接会場だけでなく、新入社員研修やセミナーにも貸会議室は重宝します。今や、企業や会社の中で面接することは珍しいのかもしれません。社内の環境がザワザワすることもありませんから、日常業務にも支障がなくなります。面接として貸会議室を借りるメリットは無限大でしょう。





 

 テレビ会議ができる貸会議室ならば
地方学生の採用面接も可能

 



大企業の面接を受けるには東京や大阪に行かなければなりません。地方に住んでいる学生にとり、採用試験を受けにいくには体力的にも経済的にも負担が大きいです。企業としても移動の交通費を負担するとなるとコストがかかります。


そこで、最近は採用面接をテレビ会議で実施する方法がとられています。テレビ会議システムがある貸会議室を利用すればさまざまなメリットがあります。

 

地方の学生にとってのメリット



東京や大阪まで出ようとすると交通費と宿泊で3万円以上かかりますが、地元の貸会議室でのテレビ会議システムがあるならば経済的な負担が少ないです。


遠隔面接ですから、お住まいの場所から最短の場所に行くだけでいいのです。コスト負担は最小限です。東京や大阪まで行くならば、移動費用も不要ですから、さまざまな面接や説明会に参加できますし、体力的にもメリットがあります。

 

企業にとってのメリット



地方の学生とも簡単に面接ができますから、多彩な人材を見ることができます。面接も後半になれば、東京や大阪などへ来る交通費や宿泊費の負担もするでしょう。


しかし、一次面接や二次面接で負担するとなると人事の予算を圧迫します。採用の競争は激化していますから、可能な限り学生にあっておきたいのが人事担当者の本音です。費用を抑えながら多くの学生と会えるのは大きなメリットになります。

 

テレビ会議面接をする場合に必要な準備



自社でも各支社や事務所と本社でテレビ会議を実施しているならば慣れているから問題はないでしょう。しかし、頻繁に利用していないならば、貸会議室を利用するといいでしょう。テレビ会議対応の貸会議室ならば、本社近くの貸会議室と地方の貸会議室を繋げばいいです。最近は、学生のスマートフォンと直接やりとりして面接するようなケースもあります。


採用面接で映像が途切れるとか、音声がしっかり聞き取れないと面接が成立しません。テレビ会議の通信品質にはこだわって貸会議室を選ぶといいでしょう。当然ですが、事前に試してみて、クオリティーを確認しておくべきです。最初にテストしておけば、安心して利用できます。





 

 まとめ

 



貸会議室で面接をする場合のメリットと注意するべきことを中心に説明してきました。企業でも最近はコンパクトな事務所を目指しています。大人数が入れるような会議室がなかったり、待合い室を確保するスペースがない場合は貸会議室を利用するといいでしょう。


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